GESTION DE ARCHIVOS ELECTRONICOS

CONCEPTO

conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

SEGUIMIENTO

lo que tiene que hacer el administrador para proteger los documentos colocandole seguridad

BASE DE DATOS ELECTRONICOS Según la variabilidad de los datos almacenados
Bases de datos estáticas
Éstas son bases de datos de sólo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones y tomar decisiones.
Bases de datos dinámicas
Éstas son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y adición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información de una tienda de abarrotes, una farmacia, un videoclub.
Según el contenido
Bases de datos bibliográficas
Solo contienen un surrogante (representante) de la fuente primaria, que permite localizarla. Un registro típico de una base de datos bibliográfica contiene información sobre el autor, fecha de publicación, editorial, título, edición, de una determinada publicación, etc. Puede contener un resumen o extracto de la publicación original, pero nunca el texto completo, porque si no, estaríamos en presencia de una base de datos a texto completo (o de fuentes primarias —ver más abajo). Como su nombre lo indica, el contenido son cifras o números. Por ejemplo, una colección de resultados de análisis de laboratorio, entre otras.
Bases de datos de texto completo
Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de todas las ediciones de una colección de revistas científicas.

TIPOS DE ALMACENAMIENTO Los dispositivos o unidades de almacenamiento de datos son dispositivos que leen o escriben datos en medios o soportes de almacenamiento, y juntos conforman la memoria secundaria o almacenamiento secundario de la computadora.
Estos dispositivos realizan las operaciones de lectura y/o escritura de los medios o soportes donde se almacenan o guardan, lógica y físicamente, los archivos de un sistema informático.

CAPTURA DE IMAGEN

CONCEPTO

Es el proceso de capturar imágenes y almacenarlas en un medio de material sensible a la luz, basándose en el principio de la cámara oscura, con la cual se consigue proyectar una imagen captada por un pequeño agujero sobre una superficie, de tal forma que el tamaño de la imagen queda reducido y aumentada su nitidez. Para almacenar esta imagen, las cámaras fotográficas utilizaban hasta hace algunos años exclusivamente la película sensible, mientras que en la actualidad se emplean, casi siempre, sensores CCD y CMOS y memorias digitales; es la nueva fotografía digital.

FUNCIONAMIENTO DE ESCANERES

El principio de funcionamiento de un escáner es la digitalización, es decir, la conversión de una información analógica a datos comprensibles por nuestro querido PC; para ello, se vale de una serie de componentes internos que posibilitan este objetivo. Una fuente de luz va iluminando, línea por línea, la imagen o documento en cuestión, y la luz reflejada en la imagen es recogida por los elementos que componen el CCD (Charged-Couple Device), dispositivo que convierte la luz recibida en información analógica. Por último, un DAC (Digital-Analog Converter) convierte los datos analógicos en valores digitales.

TIPOS DE ESCANER

Hay varios tipos. Hoy en día los más extendidos son los planos.
De rodillo. Como el escáner de un fax
De mano. En su momento muy económicos, pero de muy baja calidad. Prácticamente extintos.
Planos. Como el de las fotocopiadoras.
Cenitales. Para escanear elementos frágiles.
De tambor. Consiguen muy buena calidad de escaneo, pero son lentos y caros.
Otros tipos. Existen tipos de escáneres especializados en un trabajo determinado (por ejemplo para escanear microfilms, o para obtener el texto de un libro completo, para negativos...).

ESCÁNER PLANO También llamados escáneres de sobremesa, están formados por una superficie plana de vidrio sobre la que se sitúa el documento a escanear, generalmente opaco, bajo la cual un brazo se desplaza a lo largo del área de captura. Montados en este brazo móvil se encuentran la fuente de luz y el foto sensor (por lo general un CCD).

ESCÁNER CENITAL

Un escáner cenital (en inglés planetary scanner u orbital scanner) es un tipo de escáner que se utiliza para hacer copias digitales de libros o documentos que, por ser viejos o extremadamente valiosos, para que no se deterioren escaneándolos con otro tipo de escáner.

ESCÁNER DE TAMBOR

Los escáneres de tambor son los que más fielmente reproducen el documento original, ya que producen digitalizaciones de gran calidad y resolución (hasta 16.000 PPP de resolución óptica). Sus problemas son la velocidad de escaneo (son lentos), no son indicados para documentos de papel quebradizo porque es necesario curvarlo sobre el tambor y requieren un alto nivel de habilidad por parte del operador. Además, son bastante caros.

ESCÁNER PARA MICROFILM

Los escáneres para microfilm son dispositivos especializados en digitalizar películas en rollo, microfichas y tarjetas de apertura.

ESCÁNER PARA TRANSPARENCIAS

Los escáneres para transparencias se utilizan para digitalizar diapositivas, negativos fotográficos y documentos que no son adecuados para el escaneado directo. Pueden trabajar con varios formatos de película transparente, ya sea negativa, positiva, color o blanco y negro, de tamaño desde 35 mm hasta placas de 9 x 12 cm.

ESCÁNERES DE MANO.

Estos escáneres son dispositivos manuales que son arrastrados sobre la superficie de la imagen a escanear. Escanear documentos de esta manera requiere una mano firme, entonces una desigual velocidad de exploración produce imágenes distorsionadas, normalmente un indicador luminoso sobre el escáner indica si la exploración fue demasiado rápida.

EL PROCESAMIENTO DIGITAL DE IMÁGENES

Es el conjunto de técnicas que se aplican a las imágenes digitales con el objetivo de mejorar la calidad o facilitar la búsqueda de información.

REDES

REDES

Una red de computadoras, también llamada red de ordenadores o red informática, es un conjunto de equipos conectados por medio de cables, señales, ondas o cualquier otro método de transporte de datos, que comparten información (archivos), recursos (CD-ROM, impresoras, etc.), servicios (acceso a internet, e-mail, chat, juegos), etc. incrementando la eficiencia y productividad de las personas.

INTEGRACION DEL SISTEMA: CONEXION DE CADENA

REDES: VELOCIDAD

Los asuntos de velocidad y de capacidad están determinados por una cantidad de factores. Algunos están dentro de su control, otros no. Al igual que respecto de tantos otros asuntos de rendimiento, el evitar los cuellos de botella es un objetivo importante. La transmisión por red está regulada por el enlace más lento. Los factores que afectan la entrega por red incluyen:
Capacidad de transporte (ancho de banda) de la red de área local;
Ancho de banda de la conexión a Internet de la institución;
Velocidad y capacidad del servidor de red;
Tasa de velocidad de lectura y transferencia de datos de los dispositivos de almacenamiento;
Tamaño de archivo de imagen;
Demanda de usuarios en un momento dado;
Cantidad de tráfico que compita en la red (en todos los niveles de red);
Velocidad de cualquier paso del procesamiento "a las carreras";
Tiempo requerido para autenticación y otros chequeos de seguridad;
Capacidades de la computadora del usuario final, incluyendo:
Velocidad de la CPU;
Cacheo (caching) de Ram / disco;
Rendimiento del subsistema de video;
Velocidad de la conexión a Internet.
Existe una variedad de tecnologías de redes que se pueden encontrar entre un servidor de imágenes y el receptor final. La siguiente tabla presenta algunas de las más importantes, en orden descendiente respecto de la velocidad, medida en MB por segundo.
Tabla: Velocidades de transferencia de datos en la red
Tipo de Red
Velocidad en MB/seg.
OC-192
1250
OC-48 (Red de banda ancha Abilene)
300
1000BaseT Ethernet
125
vBNS (Red de banda ancha NSF/MCI)
77,8
FDDI
12,5
Ethernet 100BaseT
12,5
DS-3 (T-3)
5,6
Ethernet 10BaseT
1,25
Cable módem (hacia el usuario)
0,2-0,5
ADSL (hacia el usuario)
0,19 -1
DS-1 (T-1)
0,19
ISDN (uso residencial)
0,018
Módem v.90
0,007

HARWARE Y SOFTWARE

El hardware se refiere a todos los componentes físicos (que se pueden tocar) de la computadora: discos, unidades de disco, monitor, teclado, ratón (mouse), impresora, placas, chips y demás periféricos. En cambio, el software es intangible, existe como ideas, conceptos, símbolos, pero no tiene sustancia.

SOFTWARE
Software es todo el conjunto intangible de datos y programas de la computadora.

INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA PARA LA DIGITALIZACIÓN

CONCEPTO

La infraestructura técnica se refiere en forma general a los componentes que hacen posible la digitalización de imágenes. Con frecuencia, al proceso completo se lo denomina cadena de digitalización, sugiriendo así una serie de pasos lógicamente ordenados. En la práctica real, la cadena de digitalización puede tener ramificaciones laterales, curvas, y pasos recurrentes, pero sólo por hacer las cosas más simples, la presentamos como si fuese lineal.

CADENA DE DIGITALIZACION

La tecnología necesaria para navegar desde un extremo de la cadena de digitalización al otro consta principalmente de: hardware, software y redes. Éstos son el centro de esta sección. Una perspectiva integral de la infraestructura técnica también incluye protocolos y normas, políticas y procedimientos (para el flujo de trabajo, mantenimiento, seguridad, actualizaciones, etc.) y los niveles de habilidad y responsabilidades del trabajo del personal de una organización.

Sin embargo, ni siquiera los aspectos básicos de la infraestructura técnica se pueden evaluar en forma completamente aislada. Las acciones y consideraciones relacionadas que afectarán las decisiones respecto de la infraestructura técnica incluyen:

Determinación de los requisitos de calidad basándose en los atributos de los documentos de patron de referencia La Creación de imágenes se ocupa de la captura o conversión inicial de un documento u objeto a la forma digital, por lo general con un escáner o cámara digital. A la imagen inicial se le pueden aplicar uno o más pasos de procesamiento de archivo o de imagen, que pueden alterar, agregar o extraer datos. Las clases generales de procesamiento incluyen la edición de la imagen (escalarla, comprimirla, otorgarle nitidez, etc.) y la creación de metadatos.
La gestion de archivo se refiere a la organización, almacenamiento y mantenimiento de imágenes y metadatos relacionados.
La entrega de la imagen comprende el proceso de hacer llegar las imágenes al usuario y abarca redes, dispositivos de visualización e impresoras. Los temas relacionados con la creación de imágenes derivadas se tratan en presentacion Valoración de las virtudes y defectos institucionales, los horarios y el presupuesto gestion; Comprensión de las necesidades del usuario presentacion);
Valoración de planes a largo plazo (preservacion digital ).

La gestión de archivos consiste en una serie de pasos interrelacionados, diseñados para asegurar la fácil identificación, organización, acceso y mantenimiento de los archivos. Dado que hay fuertes conexiones entre los diversos aspectos de la gestión de archivos, planifique con antelación para evitar tomar decisiones que limiten las opciones posteriormente. Es en especial importante mantener las líneas de comunicación abiertas entre el personal técnico y el personal del proyecto durante la etapa de planeamiento.
Los pasos de la gestión de archivos que se tratan aquí incluyen:
Seguimiento (consideraciones básicas del sistema de archivos). Otro aspecto del seguimiento está comprendido en Metadatos;
Bases de datos de imágenes y otras soluciones de gestión de imágenes (software especial para organizar archivos de imágenes);
Almacenamiento (dispositivos y medios);
Mantenimiento (copias de seguridad -backup-, migración, preservación y seguridad) Se lo trata en Preservación digital).

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